🙌 Professioneller arbeiten: Warum Du als Alltagsbegleiter*in Deine Zahlen im Blick haben solltest

Was ist eigentlich eine Liquiditätsplanung?

Eine Liquiditätsplanung bedeutet nichts anderes, als den Geldfluss in Deinem Unternehmen im Voraus zu durchdenken. Du stellst also Deine erwarteten Einnahmen und Ausgaben gegenüber und schaust, wie sich Dein Kontostand Monat für Monat entwickeln wird.

Das Ziel ist nicht, jede Zahl auf den Cent genau vorherzusagen. Es geht darum, einen Überblick zu gewinnen:

• Reicht das Geld aus, um alle Rechnungen zu bezahlen?
• Bleibt am Ende genug übrig für Deine Privatentnahmen?
• Wo entstehen Engpässe, zum Beispiel weil im März die Kfz-Versicherung oder eine hohe Steuerzahlung fällig wird?

Ein einfaches Beispiel:
Im Januar kommen viele Rechnungen auf Dich zu – Versicherungen, Mitgliedsbeiträge, vielleicht auch die Jahresinspektion fürs Auto. Gleichzeitig sind Deine Einnahmen in diesem Monat etwas niedriger. Ohne Planung merkst Du das erst, wenn das Konto ins Minus rutscht. Mit einer Liquiditätsplanung siehst Du die Lücke schon im Voraus und kannst rechtzeitig reagieren – zum Beispiel, indem Du im Dezember eine kleine Rücklage bildest.

Gerade im Alltag von Alltagsbegleiter*innen passiert es oft, dass Notlagen bei Klient*innen kurzfristig Deine ganze Aufmerksamkeit binden. In solchen Momenten bleibt kaum Zeit für Büroarbeit oder Finanzen. Umso wichtiger ist es, dass die Zahlen schon vorbereitet sind. Eine klare Liquiditätsplanung nimmt Dir den Druck, ständig alles im Kopf haben zu müssen, und gibt Dir Sicherheit, auch wenn der Alltag mal chaotisch wird.

Aber eine Planung ist nur so gut wie ihre Umsetzung. Damit die Planung für Dich als Alltagsbegleiter*in wirklich funktioniert, brauchst Du einen klaren Fahrplan.

Schritt 1: Ausgaben systematisch erfassen

Der erste Schritt ist immer, einen Überblick über alle Ausgaben zu bekommen. Dabei reicht es nicht, nur die offensichtlichen Kosten wie Versicherungen oder Mitgliedsbeiträge aufzuschreiben. Schnell werden Posten vergessen, die nur einmal im Jahr auftauchen – zum Beispiel die Kfz-Versicherung, die Inspektion oder neue Winterreifen. Auch Leasinggebühren für ein Fahrzeug solltest Du mit einplanen, selbst wenn der Vertrag vielleicht in zwei Jahren ausläuft. Solche „zeitlich begrenzten“ Kosten können die Liquidität belasten, solange sie anfallen.

👉 Konkret und ganz praktisch: Nimm Dir einmal einen Samstagnachmittag Zeit, mach es Dir mit einer Tasse Tee oder Kaffee gemütlich und hole Dir die Kontoauszüge des gesamten letzten Jahres. Gehe sie in Ruhe durch und markiere jede regelmäßige Ausgabe (und Einnahme). So entsteht Stück für Stück ein vollständiges Bild Deiner Fix- und variablen Kosten – eine Arbeit, die zwar etwas Zeit braucht, aber Dir langfristig Klarheit und Sicherheit gibt.

Eine saubere Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Kosten ist wichtig. In die Planung gehören nur die geschäftlichen Ausgaben, aber um Deinen Netto-Bedarf zu berechnen, solltest Du auch im Blick behalten, was Du privat zum Leben benötigst. So verhinderst Du, dass am Ende des Monats zwar das Geschäft stimmt, aber für Dich selbst zu wenig übrigbleibt.

Ein 12-Monats-Schema (z. B. in Excel oder einer einfachen Tabelle) hilft enorm: Du siehst sofort, wann größere Zahlungen fällig werden und ob in bestimmten Monaten ein Liquiditätsengpass entstehen könnte.

Schritt 2: Einnahmen realistisch planen

Die Einnahmen ergeben sich in der Regel aus den Rechnungen, die Du an Deine Klient*innen stellst. Überlege Dir, ob Du die Einnahmen lieber als Gesamtsumme pro Monat darstellen möchtest oder ob es für Dich sinnvoll ist, jede einzelne Klientin bzw. jeden Klienten aufzuführen.

Die zweite Variante macht zwar etwas mehr Arbeit, zeigt Dir aber sehr klar, wie sich Dein Einkommen zusammensetzt. Du erkennst sofort, ob Du von einem einzigen Auftraggeber stark abhängig bist oder ob Deine Einnahmen auf mehrere Schultern verteilt sind.

Schritt 3: Liquiditätsplan erstellen

Wenn Du Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst, ergibt sich daraus Dein monatlicher Liquiditätsplan. Wichtig ist, Rücklagen für Steuern, Versicherungen oder unerwartete Kosten einzuplanen. Vergiss nicht: Nicht jeder Monat läuft gleich. Es gibt Zeiten, in denen viele Stunden zusammenkommen, und andere, in denen Dein Urlaub einen ‚Flaute‘ produziert. Ein kleiner Puffer verhindert, dass Du in solchen Phasen in Schwierigkeiten kommst.

Schritt 4: Rentabilität prüfen

Am Ende geht es nicht nur darum, ob „genug Geld hereinkommt“. Entscheidend ist die Frage, ob Du Dein Gewinnziel erreichst. Dazu musst Du auch die Privatentnahmen im Blick behalten: Das sind die Beträge, die Du Dir selbst aus dem Geschäft nimmst, um Deine privaten Lebenshaltungskosten zu decken. Privatentnahmen sind kein zusätzlicher Kostenblock wie Miete oder Versicherung, sondern Deine persönliche Auszahlung aus dem Gewinn. Plane sie aber unbedingt ein, damit Dir klar ist, wie viel Dein Unternehmen erwirtschaften muss, um Deinen Lebensunterhalt zu sichern.

Wenn Du Deine Zahlen regelmäßig überprüfst, kannst Du rechtzeitig reagieren – zum Beispiel, indem Du Deinen Stundensatz anpasst, mehr Stunden anbietest oder unnötige Kosten reduzierst.

Rechenzettel für die monatliche Planung

So baust Du die Tabelle in Excel oder Google Sheets auf

Damit die Planung nicht nur ein Rechenzettel bleibt, sondern wirklich übersichtlich wird, lohnt es sich, die Werte in eine Tabelle mit Monatsübersicht einzutragen. Der Aufbau ist einfach:

1. Zeilen = Positionen
   • In der ersten Spalte (A) stehen alle Positionen wie im Rechenzettel: Einnahmen nach Klient*innen, Fixkosten, variable Kosten, Summe, Ergebnis usw.
   • Du kannst die Positionen nach Bedarf erweitern oder zusammenfassen.
2. Spalten = Monate
   • Die Spaltenüberschriften (B bis M) sind die Monate von Januar bis Dezember.
   • Jede Zahl, die Du einträgst, gehört in den passenden Monat. Beispiel: Die Versicherungsprämie im März kommt in die Zeile „Versicherungen“ unter die Spalte „März“.
3. Summenspalte am Ende
   • Rechts von Dezember kannst Du eine weitere Spalte „Summe Jahr“ einfügen. Dort berechnet Excel automatisch, wie hoch Deine Ausgaben oder Einnahmen im ganzen Jahr waren.
4. Formeln einfügen
   • Unter „Summe Einnahmen“ summierst Du alle Einnahmenzeilen für den jeweiligen Monat.
   • Unter „Summe Ausgaben“ summierst Du die Ausgabenzeilen.
   • Beim „Zwischensaldo“ ziehst Du Ausgaben von Einnahmen ab.
   • Beim „Ergebnis laufender Monat“ addierst Du den Übertrag aus dem Vormonat.

Beispiel für die Struktur:

So kannst Du auf einen Blick erkennen, wie sich Deine Liquidität im Jahresverlauf entwickelt, in welchen Monaten besonders viele Kosten anfallen und ob Dein Gewinnziel realistisch erreichbar ist.

Beispielrechnung (Monat)

👉 Dieses Ergebnis von 1.025 € ist das Ergebnis vor Steuern. Einkommensteuer oder ggf. Gewerbesteuer müssen später noch berücksichtigt werden.

Die Privatentnahme von 1.000 € deckt die Kosten, die nicht im Geschäft auftauchen, aber für Dein Leben wichtig sind, zum Beispiel:

• Kranken- und Pflegeversicherung (oft der größte Einzelposten)
• Rentenversicherung / Altersvorsorge
• Lebenshaltungskosten (Miete, Lebensmittel, Kleidung, Freizeit)
• Private Versicherungen (z. B. Haftpflicht, Hausrat)

So siehst Du, dass die Privatentnahme nicht „extra“ Geld ist, sondern Deine Auszahlung aus dem Gewinn, um alle privaten Kosten zu decken.

👉 Mit diesem Rechenzettel, einer ehrlichen Aufstellung der Ausgaben (inklusive all der Posten, die man im Alltag gern übersieht) und einer Monatsübersicht in Excel oder Google Sheets bekommst Du eine solide Grundlage, um kluge Entscheidungen zu treffen und Deine Selbstständigkeit als Alltagsbegleiter*in langfristig stabil zu führen.

Dein nächster Schritt

Mach den ersten Schritt zu mehr Professionalität:
Setz Dich mit einer Tasse Tee hin, schnapp Dir Deine Kontoauszüge und starte Deinen persönlichen Rechenzettel.
So bringst Du Klarheit in Deine Zahlen – und Sicherheit in Deine Entscheidungen.

Und wenn Du beim Sortieren Deiner Zahlen merkst, dass Fragen auftauchen oder Dich etwas blockiert: Melde Dich gerne. Wir wissen alle, wie fordernd der Alltag als Alltagsbegleiter*in sein kann – mit spontanen Notlagen bei Klient*innen, mit wenig Zeit für Büroarbeit und dem Gefühl, ständig nur von Woche zu Woche zu planen. Genau deshalb lohnt es sich, die Finanzen nicht allein im Kopf jonglieren zu müssen.

👉 hallo@alltagsbegleitung.digital – wir nehmen uns gerne Zeit für Dich und Deine Fragen.